中小企業の新商品・新サービス・新規事業の立ち上げ支援。公募事業の企画提案・実務サポート。業務に必要な事務作業代行。
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イベントを開催するには、それなりの準備が必要です。当然一人ではできないので、協力者を集めるところからスタートします。
協力者を集めるには、まず「いつ」「どこで」「どんなイベントを」「何の目的で」開催するのかを文書で伝えなければいけません。口だけだと話はずれていくし、言った、言わないの話になるので、必ず文書を使います。文書といっても、エクセルやワードで作った簡単な企画案で大丈夫です。
そうして、協力者をスタッフとして集めて、主催者を決定します。
これが3か月前までにすることです。
この中で「どこで」が一番決まりにくいと思いますが、場所によってはずっと予定が空かないところもあるので、とりあえず仮予約ができるところを押さえておくことが重要です。
誰かに出演を依頼するなら、できるだけ早くお願いしておきましょう。大きなイベントなら1年くらい前にお願いすることもあるくらい、出演者への依頼は大事です。そうはいっても、出演者も何のイベントか分からなければ返事ができないので、やはりイベント企画書を作っておくほうが先になります。
出演協力は、内諾までは口頭で大丈夫ですが、かならず正式な書面で依頼をして、書面で承諾書なりをもらうようにしてください。出演者を紹介するときの名前、読み仮名、所属、役職など、必ず確認しておくことは、できるだけ本人に書いてもらうべきです。自分のことを紹介するのに書きたくない人はいませんから、手間になるだろうからと遠慮してはいけません。それはただの怠慢であって、慮りではありません。
出演者が全員決まるまでは半月くらいです。
イベントの広報手段は主にチラシとポスターとwebです。共通した画像とテキストが必要なので、まずはテキストとデザインを合わせます。タイトルと紹介文、出演者の一覧情報、使用する画像、ロゴマークなど、使う材料はできるだけ決めておきます。デザイナーに依頼するときはそのデータを渡せば作ってくれますが、後から変更すると全部やり直しになるので、必ず決定稿を作っておきます。やり直しは通常有料です。余計な費用と時間をかけないためにも、決めておくことはしっかり決めておきましょう。
広報の準備は2か月前までに終わらせておきましょう。ここまでのステップは同時進行ではなく、できるだけ１つずつ順番を踏んで行います。
人を集めるにはそれなりに労力がかかりますので、2か月前からスタートします。まずはウェブやチラシでの告知です。1回告知しただけでは効果は薄いので、2回、3回と繰り返します。基本的には同じことを繰り返すだけですが、新しい情報があれば、織り交ぜると変化があって効果も見込めます。同じ告知をのは、露出を増やして人の目に触れる機会を増やすためです。1回の告知では見ない人もそれなりの数がいますから、できるだけ何度も告知をすることが大事です。
SNSなどは、タイムラインで毎日新しい情報が流れてきますから、視点を替えたり、情報を替えたりして同じイベントを何度も告知しましょう。
事前に参加者の目安を確認したい場合は、Googleフォームなどで事前登録してもらうと良いでしょう。メールアドレスは必須で、必ずメールで通知できるようにしておきます。自動返信メールが届くように設定しておけば、正しいメールアドレスを登録してくれる確率が上がります。申し込みがあったら、お礼メールを1人1人に書きましょう。これはテンプレートをあらかじめ作っておいて、名前とメールアドレスに気をつけながら返信していきます。
始めのうちに応募した人は、もしかしたら応募していることを忘れているかもしれません。3週間前、2週間前、1週間前、1日前など、定期的にフォローメールを送って気持ちを盛り上げてもらうように工夫しましょう。
開催日1か月を切る段階で、会場の準備をします。事前に会場に下見に行き、スタッフと打ち合わせをします。実際のタイムスケジュールもこの時点で作り込んでおきます。
会場に配置するもの、席の配置、スクリーンを使うなら道具の確認、ネット環境の確認も必要かもしれません。会場で簡単なシミュレーションをしておくといいでしょう。可能であれば出演者に来てもらってリハーサルをしておいても良いでしょう。
ここまでやっておけば、とりあえず人を招くイベントは実施できます。イベントは何度もやることで運営スタッフの手際も良くなり、リスク回避もできるようになり、満足度の高いイベントにつながっていきます。ネットでのやり取りが増えた分、リアルなイベントのニーズが上がっているようなので、簡単なイベントを考えて実施してみてはいかがでしょうか。
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