報告書の書き方は決まっているんだから、そのまま書けばいいだけ

世界共通のフォーマット

学術の世界では、論文についてIMRaDという共通のフォーマットがあるのをご存じでしょうか。

• I：Introduction（序論）
• M：Methods（手法）
• R：Results（結果）
• and D：Discussion（考察）

の４つの順番で書いてくださいねということで、この頭文字を取ったのがIMRaDです。分かりやすく、十分な情報が入っていて、書きやすいフォーマットです。

報告書もこれに倣って書くだけで、しっかりとした報告書になります。

Introductionで書く内容

Introductionでは、業務の背景と概要を書きます。具体的には、なぜその業務をするようになったのか、その業務で何を目指すのか、おおまかにどんな内容なのか、組織体制、スケジュールなどを書きます。

何も知らない人が読んで、だいたいどんな感じの業務なのかが分かるように書くのがポイントです。

Methodで書く内容

Methodでは、時系列に従ってやった内容を書きます。または業務内容ごとに分けて書いてもいいです。できるだけ具体的に、細かなところまで記述すると、あとから見返したときに参考にしやすいです。

また、写真はとても大事です。証拠にもなるし、実際に目で見た方が分かりやすいことが多いので、できれば写真をたくさん使いましょう。

Resultsで書く内容

おそらくこれが一番難しいかもしれません。

結果はとても大事です。イベントなら何人来たのか、販売ならどのくらい売り上げたのか、旅行なら何人集客できたのかなど、それぞれ目標とする数値があって、それに対してどの程度達成できたのかを書きます。

極端に言うと、このResultsに書く内容を作ることを前提に業務スキームを作ることになります。アンケートを取るなら、どんな結果を出したいのかをあらかじめ考えて聞く内容を組み立てるし、事前に取るデータを確認しておくことも重要です。

取れるデータが一部しかない、また、片手落ちなどということはよくあります。それは、最初からゴールを設定せずにデータを取るからです。

業務を組むときは必ずResultsに何を残すかを考えてから組み立てましょう。逆に言えば、先に組み立てさえすれば、Resuthsに書く内容は自動的に決まるため、簡単に書けます。

Discussionで書く内容

Resultsを見て、課題を感じたら、それをDiscussionで書きます。業務内容が100点でも、110点にするためにどうすればいいかを考えましょう。目標達成できたら、業務を拡大すれば良いのです。

大事なのは、成功したから課題はないよと書かないことです。課題がなければそれ以上のことはできないし、そこで頭打ちになります。かならず次回につながる課題を考え、書きましょう。