報告書の書き方が分からないときに読む話

きっとこの記事を見ているあなたは、今まさに空白のWordだかPowerPointだかを開いてどうしようか迷っているのでしょう。

なので、報告書の書き方をさくさくお伝えします。とても簡単です。

１．報告書の内容をまとめる

報告書の内容をまとめる方法は世界共通です。世に発表されている研究論文はすべてIMRaDというパターンになっていますが、これは言い換えれば研究報告書ですから、あなたの報告書もこの通りにすればちゃんとまとまります。

I（Introduction）

導入です。実施内容の背景や概要、実施した組織などを書きます。記載内容は、実施の背景（目的）、実施項目、組織体制、スケジュールです。これ以外に前提となる事項があれば記載します。

M（Method）

実施した内容です。Introductionで書いた実施項目の順番通りに書きます。内容はできるだけ詳細に書きます。写真を撮っているなら写真を掲載したほうが良いです。キャプションは必ず入れるようにしてください。

R（Result）

実施結果です。実施結果は数値化するのが一番です。良かった、盛会だった、などと感想を書いてはいけません。イベントであれば入場者数や内訳、アンケート結果などを記載します。

D（Discussion）

結論です。成果に対する所見や反省点、次回への提言などを書きます。所見は実施結果に対しての評価です。良い評価であれば、どこがどんな理由で良いのかを記載します。ただし、官公庁の評価は「悪かった」「できなかった」という言葉はタブーですから、言葉を変える必要があります。

内容的にはこれで終わりです。

２．まとめた内容を書く

話がまとまっていれば書くのはとても簡単です。WordでもPowerPointでも好きなツールで書けばいいのですが、注意点があるので、この点だけ気を付けてください。

図や表を多用する

文章だけではとても読みづらいので、できれば表、リスト、図を活用してください。文章はほとんど必要ありません。

文字の大きさに注意する

文字ポイントの大きさが指定されているなら、そのポイントに合わせてください。特に指定がないときは、最低10ポイント以上で書いてください。表も同じですが、9ポイントでも問題なく読めます。

図の文字はポイントを測りにくいですが、できるだけ10ポイント以上に見えるようにしてください。

写真を掲載する

写真はとても重要です。できれば横幅5cm以上、できれば8cmくらいで掲載します。Ａ４縦サイズの横幅は21cmなので、17cm～18cmくらいの横幅は取れますので、２枚、または３枚横に並べる程度を目安にすれば大丈夫です。

文は短くする

句点が多い文章は、できるだけ読点で分けるようにしてください。報告書はできるだけ簡潔な表現にすることが求められます。一文が長いと、要点が絞りにくくなるので話が見えにくくなります。

３．どうしても書けないなら人に投げて

この情報で書けないという場合は、あなたにとって報告書を書くという業務はかなり効率が悪いといえます。時間をかけて書いてもいいと思いますが、時短や働き方改革が求められる時代に逆行するような業務は正直おすすめできません。

できる人に頼むのが一番です。