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イベントを計画するときにはイベント計画書を先に作ること

最終更新日：2024年07月30日

イベント計画書は、イベントを成功させるための大切な道具です。ほとんどのイベントは、「誰かに出席してもらって」「人を集めて」「何かをする」という構図に単純化されます。このポイントを押さえたものがイベント計画書で、具体的には

が最低限必要なところです。小さなイベントでも絶対に必要なので、作りましょう。

工程管理の役目と役割

イベント計画書と工程管理はワンセットです。イベント計画書のスケジュールで、誰が何をするかをはっきりさせると、今度はその進捗を誰かが追いかけないといけません。これを担うのが工程管理です。大きなイベントだと管理だけをする人がいますが、小さなイベントだと代表者が担当することが多いですね。

大事なのは

の３点です。イベントのチームメンバー全員の把握をしないといけないので、工程管理は大変な役割ということになります。誰が何をやっているか、誰も把握していないイベントは、ちょっと成功しにくいでしょう。

まず、計画書があると、イベントの目的や目標がはっきりします。これにより、みんなが同じ方向を向いて準備を進めることができます。

また、計画書はチーム全員で共有することで、情報の伝達がスムーズになります。これにより、誤解や情報の漏れを防ぎ、みんなが一丸となってイベントを成功させることができます。

イベント計画書は、どんなイベントをしたのかが記録されていますから、次回同じイベントをする参考資料として一級品の価値を持ちます。

イベント中には予期せぬトラブルが起こることもありますが、それを計画書にリスクとその対策を記録として書いておけば、次回以降問題が起きたときにすぐに対応できます。これで、トラブルの影響を最小限に抑えることができます。

この他にも、良かった点や改善すべき点を記録して、次回のイベントに活かすことで、どんどん良いイベントを作り上げることができます。