団体の運営は、ほぼ参加者がボランティアなり会員なりの立場で参加することになります。そのため会社組織とは全く違う運営を考えなければなりません。団体の内容にもよりますが、基本的には、継続することを目的としたときに必要なことをまとめました。
組織化の必要性
団体の立ち上げ期は、どうしても代表者が一馬力で動かしてしまいがちです。しかし、代表一人の情熱に依存した運営は、いつか限界がきます。活動を長く続けていくためには、早い段階で「個人の活動」から「組織の活動」へとシフトしなければなりません。
代表がすべての実務を把握し、決定を下していると、他の参加者は次第に「お客さん」になってしまいます。活動を継続させるには、責任と楽しみを分かち合う「チーム化」が必須です。
人を巻き込むステップ１．相談する
人を巻き込むとき、いきなり「これをお願い」と作業を振るのは逆効果になることも。大事なのは、その一歩手前で「運営について相談に乗ってもらう」というステップを挟むことです。 「次はこんなことをしたいと思っているんだけど、どう思う？」と意見を求めることで、相手の中に「一緒にこの団体を作っている」という当事者意識（オーナーシップ）が芽生えます。
人を巻き込むステップ2．小さなことを依頼する
相談に快く乗ってくれる人は、団体運営に対して少なからず協力をする意図がある人です。あまり図々しくならない程度に、相談に乗ってくれた人に「少しだけ」手伝ってもらいましょう。
最初はテーブルに資料を配布してもらったり、出欠を取ってもらったり、簡単な作業をお願いします。そうやって、相談と依頼を繰り返すことで、ただの「参加者」が、かけがえのない「運営メンバー」へと変わっていきます。
人を巻き込むステップ3．責任を分散する
小さな依頼を積み重ねて信頼関係ができたら、次は特定の範囲や役割を「丸ごと」お任せしてみましょう。団体運営に関しての責任はおそらく発生しないと思いますが、責任感は発生します。何より、参加者の「任された」という意識は、会への強い愛着を持たせるという意味で有効です。
権限を渡して「任せる」： いつまでも代表が細かく指示を出していては、メンバーは指示待ちになってしまいます。「受付については〇〇さんの判断で進めてOK」というように、一定の範囲で決定権もセットで渡すことがポイントです。
孤立させないサポート： 責任を分散させると言っても、放り出すわけではありません。「何か困ったことがあればいつでもフォローする」という姿勢を見せることで、メンバーは安心して自分の役割に集中できます。
代表にしかできないことに集中する： 実務を分散することで、代表は「次の一手」を考えたり、メンバー同士の橋渡しをしたりといった、本来リーダーがやるべき役割に専念できるようになります。
「全員が少しずつ責任を背負っている」という状態こそが、代表が倒れても止まらない、真に強い組織の形です。
