企画の具体性　どこまで書けばいいのか？

最近の公募は具体性をやけに重視しているように思います。ただ、それがどこまで求められるかというと、これは地域差があり、一概にどこまでということは言えません。また、官公庁の公募なら、実施当局の意向によっても変わるので、ここではある程度の目安を示しておきます。

企画の具体性とは？

最近の企画書でよく言われる具体性ですが、基本的にはスケジュールと実施内容がほとんどです。いつ、何をするのかがはっきりしているということが大前提です。

イベントであれば、何月何日何曜日の何時から何時まで。スケジュールはスタッフの集合時間から終了後の解散まで、おおむね30分単位くらいで書いていきます。

ツアーなどでは、何月何日何時の乗り物でどこからどこまで行くのかを時刻表などからチェックしていきます。当然ですが、駅から駅に徒歩などで移動する場合は、その時間も考慮する必要があります。予定よりも20分ほど余裕を見ておいてちょうど良いくらいでしょう。

大切なのは、書いたらそれを実施しなければならないということです。店舗に行くなら定休日を調べておくことも重要です。

アンケート調査では、質問項目を完成させておくのがベストです。どうしても間に合わない時は、質問項目を列挙するだけでも良いでしょう。また、

そこまで書いて大丈夫？と思われる方は心配いりません。逆にこれだけ細かく書かないと競争で勝つことは難しいでしょう。

大切な一文句

具体性と柔軟性は相反します。具体性は書いて書きすぎるものではありませんが、どうしても当日の都合が分からないなどの理由でファジーにしなければならないことが出てきます。また、ある程度の期間がある企画だと、先の方のスケジュールを決めるのはかなり困難です。

こういう場合は、ある程度裏を取って予定を立てると良いでしょう。確約である必要はありません。天気や突発的なアクシデントはつきものですから、たとえばイベントであれば候補となる日付を2つ3つ用意するなどの工夫をすれば、具体性を出すことは十分にできます。

また、実施項目には、必ず「詳細については実施主体様と協議の上決定します」といった文句を一つ入れておきましょう。いくら具体的なところを決めても、実施主体が変更を要請したら応じなければいけません。また、何らかの理由で日付を変えたり、担当者を変更しなければならないときも実施主体と打ち合わせないといけませんので、具体的な実施内容を記載したら、必ず上記の一文を入れておきましょう。

密な連絡が大事

実施主体の担当者としては、実施内容がちゃんと進んでいるか、その報告がちゃんと届くかが気になるところです。そういうことで、月一の連絡を義務化したり、何らかの報告義務を課している案件が多いのですが、そもそも密に連絡を取っていれば報告義務はほぼクリアと考えて良いでしょう。

これは、実施主体との協議会を作って密に連絡を取り合う仕組みを提示するのがもっとも手っ取り早い方法です。会議を開けば議事録を取って報告書に掲載することもでき、定期的に報告しているという裏付けにもなります。

ここでこういうことを書いているのは、この協議会が、先の詳細について協議する場になるという理由からです。密に連絡を取り合うから、具体的な中身は協議で変更できますというアピールですね。企画書の中でそういう印象をつけることができれば合格ラインだと思います。